Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. z 2023 r. poz. 1545),
RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679),
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie dokumentacji medycznej.
Krok 1: Przyjęcie wniosku o udostępnienie dokumentacji
Osoby uprawnione:
– pacjent,
– przedstawiciel ustawowy pacjenta,
– osoba upoważniona przez pacjenta,
– po śmierci pacjenta – osoba bliska do drugiego stopnia ( po okazaniu aktu zgonu i aktu urodzenia potwierdzającego więzi, jeśli pacjent nie wyraził sprzeciwu ).
Forma wniosku:
pisemna (osobiście w dziale Statystyki , lub pocztą na adres placówki :
Sp ZOZ Szpital Psychiatryczny w Toszku ul. Gliwicka 5 44-180:),
elektroniczna (np. ePUAP, e-mail: rch@szpitaltoszek.pl, formularz online),
ustna do protokołu (np. podczas wizyty – udokumentowana w systemie).
Wniosek powinien zawierać:
dane wnioskodawcy i pacjenta ( w tym pesel)
podstawę uprawnień do dokumentacji,
zakres dokumentacji (np. konkretna data, pobyt, badanie),
preferowaną formę udostępnienia (kopie papierowe, e-mail, wgląd).
Krok 2: Weryfikacja tożsamości i uprawnień
Sprawdzenie dokumentu tożsamości wnioskodawcy.
Weryfikacja upoważnienia (jeśli dotyczy).
Sprawdzenie relacji rodzinnej/akt zgonu (w przypadku wniosków po śmierci pacjenta).
Weryfikacja zgodności z rejestrem upoważnień pacjenta.
Krok 3: Rejestracja wniosku
Zarejestrowanie wniosku w systemie lub rejestrze papierowym:
data wpływu,
dane wnioskodawcy,
rodzaj i zakres żądanej dokumentacji,
przewidywana forma i termin przekazania.
Krok 4: Przygotowanie dokumentacji do udostępnienia
Sprawdzenie kompletności dokumentacji.
Zanonimizowanie danych innych pacjentów (jeśli występują).
Przygotowanie:
kopii papierowych,
plików PDF lub skanów,
lub zorganizowanie wglądu.
Krok 5: Udostępnienie dokumentacji
Formy udostępnienia:
wgląd – w obecności personelu, bez możliwości kopiowania,
kopie – papierowe lub elektroniczne (np. PDF e-mailem),
przenośny nośnik danych – jeżeli pacjent wyraził zgodę,
przez system P1 / IKP – jeśli dotyczy.
Krok 6: Naliczanie opłat (jeśli dotyczy)
Pierwsze udostępnienie kopii pacjentowi lub osobie uprawnionej – bezpłatne.
Kolejne udostępnienia – opłaty zgodnie z cennikiem placówki (maksymalnie wg ustawy).
Wystawienie rachunku i potwierdzenie odbioru (jeśli przekazano osobiście).
Krok 7: Zarchiwizowanie dokumentów i aktualizacja rejestru
Odnotowanie udostępnienia w dokumentacji pacjenta i rejestrze udostępnień.
Zachowanie kopii wniosku i dowodu przekazania dokumentacji (np. potwierdzenia odbioru, e-maila).
Zachowanie zgodności z zasadami ochrony danych osobowych (RODO).